⚡ Guía Gratuita — Athora AI
Automatiza tu Inventario
en Menos de 4 Horas
Olvídate de revisar Excel a mano. Te mostramos el sistema exacto que usamos para tener el inventario en piloto automático — alertas, recompras y dashboard en tiempo real.
⏱️ 2 a 4 horas de implementación
💰 $0 — todo gratuito
🧑💻 Nivel básico requerido
Entrada/Salida de producto
↓
Google Forms (empleado registra)
↓
Google Sheets (base de datos actualizada)
↓
n8n revisa stock cada hora
↓
¿Stock por debajo del mínimo?
↓ SÍ ↓ NO
Alerta WhatsApp No hace nada
+ Email de
recompra
Crea una hoja nueva y usa estas columnas exactas (n8n las lee por nombre):
| Columna |
Descripción |
ID | Código único del producto (ej: PRD-001) |
Producto | Nombre del producto |
Categoría | Ej: bebidas, insumos, ropa |
Stock Actual | Cuántas unidades tienes ahora |
Stock Mínimo | Cuándo necesitas recomprar (ej: 5) |
Proveedor | Nombre del proveedor |
Teléfono Proveedor | Para el mensaje automático |
Precio Unitario | Para calcular valor del inventario |
Última Actualización | Fecha del último movimiento |
💡 Tip: Copia el formato exacto — n8n va a leer estas columnas por nombre. Si cambias el nombre de una columna, el workflow falla.
Con Google Forms crea un formulario simple con:
- Tipo de movimiento → Entrada / Salida
- ID del Producto → texto corto
- Cantidad → número
- Responsable → quién hizo el movimiento
- Fecha y hora → automático
Conecta el formulario a una segunda hoja en el mismo Google Sheets. Cada vez que alguien llene el formulario, se registra solo.
n8n es el software que va a revisar tu inventario y enviar alertas automáticas.
Opción A — Gratis en tu computador:
npx n8n
Abre tu navegador en: http://localhost:5678
Opción B — En la nube (recomendado):
- Crea cuenta gratis en railway.app
- Despliega n8n con 1 clic
- Siempre activo, sin necesidad de tu computador
Crea un nuevo workflow con estos nodos en orden:
Nodo 1: Schedule Trigger
Cada cuánto revisar: cada 1 hora
Nodo 2: Google Sheets — Leer inventario
- Operación: Read rows
- Hoja: tu Google Sheet del PASO 1
- Columnas: todas
Nodo 3: Code — Filtrar productos críticos
const items = $input.all();
const criticos = items.filter(item => {
const stockActual = Number(item.json['Stock Actual']);
const stockMinimo = Number(item.json['Stock Mínimo']);
return stockActual <= stockMinimo;
});
return criticos;
Nodo 4: IF — ¿Hay productos críticos?
- Condición: cantidad de items > 0
- Verdadero → sigue al PASO 5
- Falso → termina el workflow
Nodo 5: WhatsApp / Gmail — Enviar alerta
Mensaje que recibirás en WhatsApp:
⚠️ ALERTA INVENTARIO
Los siguientes productos necesitan recompra:
📦 Producto: Café 500g
Stock actual: 3 unidades
Stock mínimo: 10 unidades
Proveedor: Distribuidora El Café
📞 Tel: 314 XXX XXXX
📦 Producto: Azúcar 1kg
Stock actual: 1 unidad
Stock mínimo: 5 unidades
Revisa tu inventario ahora.
Conecta el formulario del PASO 2 con tu hoja principal. En n8n agrega un segundo workflow:
- Trigger: Google Sheets — On row added (nueva fila en el formulario)
- Code: Busca el producto por ID y suma o resta la cantidad
- Google Sheets Update: Actualiza
Stock Actual y Última Actualización
Ahora cada vez que un empleado llene el formulario → el stock se actualiza solo.
En tu Google Sheet agrega una hoja nueva llamada Dashboard con:
→ Productos en alerta
→ Valor total del inventario
→ Producto más bajo en stock
Panel de control actualizado en tiempo real sin hacer nada.
Después de estos 6 pasos tendrás:
📊
Inventario actualizado automáticamente
🔔
Alertas WhatsApp cuando el stock baja
📧
Email con lista de recompras lista
📈
Dashboard en tiempo real del inventario
⏰
0 horas extra revisando bodega